Häufig ist eine Datenschutzorganisation in Unternehmen ein komplexes Gebilde. Es umfasst nicht nur die Rolle des Datenschutzbeauftragten, Dokumentation der Verarbeitungsvorgänge und ein Datenschutzmanagementsystem. Ganz am Anfang steht für gewöhnlich eine verbindliche Richtlinie für Datenschutz – die Datenschutzrichtlinie. Im heutigen Beitrag soll es um Charakteristika, Aufgaben und Inhalte und Vorteile einer solchen Richtlinie gehen.
Charakteristika der Datenschutzrichtlinie
Adressat der Anforderungen aus der Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) ist der Verantwortliche. Das ist im Unternehmenskontext häufig die Geschäftsführung. Obwohl die Anforderungen an Unternehmen grundlegend gleich sind, bedingen individuelle Situationen und Rahmenbedingungen unterschiedliche Strategien und Maßnahmen. Eine Datenschutzrichtlinie kann deshalb u.a. Standardprozesse (z.B. bei Datenschutzvorfällen oder Betroffenenrechten) definieren, Begriffe vereinheitlichen und erklären und generell als Leitfaden für Mitarbeitende dienen.
Daneben enthält die Datenschutzrichtlinie auch Weisungen des Verantwortlichen innerhalb seines Wirkungsbereiches. Dies kann sich auf den verpflichtenden Umgang mit personenbezogenen Daten auswirken, Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen und definierte Verhaltensweisen ausschließen (oder dafür auf andere Richtlinien verweisen, z.B. Nutzung privater Endgeräte für dienstliche Zwecke “BYOD”).
Schlussendlich ist die Richtlinie ein, wenn nicht der zentrale Teil, des gesamten Datenschutzmanagementsystems.
Aufgaben und Inhalte der Datenschutzrichtlinie
Eine Datenschutzrichtlinie kann u.a. folgende Aufgaben und/oder Inhalte abdecken (Liste ist beispielhaft und nicht abschließend):
- Beschreibung der Datenschutzorganisation, samt Rollen und Verantwortlichkeiten
- Erläuterung und Verpflichtung auf Datenschutzgrundsätze
- Definieren von Prozessen zur Einbindung des Datenschutzbeauftragten
- Definition von Maßnahmen bei Datenschutzverstößen
- Definition von Maßnahmen bei Betroffenenrechten
- Regelungen zur Datenverarbeitung
- Vorgaben zur Datensicherheit und technischen und organisatorischen Maßnahmen
- Schulungskonzepte für Mitarbeiter
- ggf. Verweis auf weitere Richtlinien und/oder Leitfäden
Vorteile und Fazit
Das Unternehmen schafft einen verbindlichen Ordnungsrahmen für seine Datenschutzorganisation. Das sorgt durch standardisierte Prozesse nicht nur für eine effiziente Bearbeitung von häufigen Datenschutzaufgaben sondern steigert Verständnis bei Mitarbeitenden und Vertrauen bei Mitarbeitenden, Kunden und Partnern. Weiterhin stärkt die Richtlinie die Wahrnehmung des Datenschutzbeauftragten in einem Unternehmen. Auch im Falle von Notfällen, wie sie bei Datenschutzverletzungen auftreten können, sichert die Datenschutzrichtlinie die Awareness für geltende Prozesse und einen reibungslosen Ablauf, wenn es darauf ankommt. Potenzielle datenschutzrechtliche Risiken werden proaktiv vermieden beziehungsweise adressiert (man denke an BYOD). Im Falle von Austauschen mit einer Aufsichtsbehörde hat die Datenschutzrichtlinie außerdem einen dokumentierenden Charakter.
Als Fazit gilt: Gerade mit dem vergleichsweise überschaubaren Aufwand des Erstellens sollten alle Unternehmen eine Datenschutzrichtlinie einführen.
Weiterführende Links
Letzter Blogartikel: Kosten beim Datenschutz: Ein riskanter Weg für Unternehmen (rewion.com)
Datenschutzberatung bei der Rewion: Datenschutz als Chance: Beratung bei der Rewion Rewion IT-Beratung & Services
