E-Mails zählen zu den wichtigsten Kommunikationskanälen und Ressourcen für Informationen in jedem Unternehmen – ob intern im eigenen Team oder extern für den Austausch mit Kunden und Partnern. Inzwischen treffen Unternehmen auch zahlreiche vertragliche Absprachen per Mail, sodass es umso wichtiger ist, die dazugehörigen Daten und Konversationen abzusichern. Wir erklären, warum E-Mail-Archivierung eine so wichtige Rolle spielt, wie sie sich von einem Mail-Backup unterscheidet und wie sie in der Unternehmens-IT umgesetzt werden kann.
Warum ist E-Mail-Archivierung für jedes Unternehmen unverzichtbar?
Die sichere Archivierung von E-Mails sollte in jedem Unternehmen Teil der IT-Strategie sein. Bei den Gründen dafür geht es vor allem darum, dass Absprachen mit Kunden, Partnern oder Kollegen jederzeit transparent und nachvollziehbar zur Verfügung stehen müssen. Mit einer Archivierungslösung können Unternehmen den gesamten Mailverkehr ab Einrichtung der Software sichern. Der große Vorteil: Die gesicherten Daten kann niemand verändern oder löschen, sodass sie jederzeit vollständig und transparent zur Verfügung stehen. So entstehen nicht nur zahlreiche Vorteile für Anwender und IT, sondern Unternehmen können sich auf rechtliche Sicherheit verlassen.
Gesetzliche Notwendigkeit der Mailarchivierung
In der DACH-Region sind nahezu alle Unternehmen dazu verpflichtet, E-Mails zuverlässig, manipulations- und revisionssicher über mehrere Jahre aufzubewahren. In Deutschland spricht man hier oft von GoBD-Konformität. Rechtlich korrekt umsetzbar ist das in der Regel nur mit einer Lösung zur Mailarchivierung. Hintergrund für die Rechtslage ist die Absicherung für mögliche Rechtsstreitigkeiten. Hier gelten E-Mails als Beweis und müssen demnach jederzeit zugänglich sein – und zwar mit dem Stand des Versandzeitpunkts, um sicherzustellen, dass keine Konversationen im Nachgang manipuliert wurden.
Backup oder Archivierung – wo liegen die Unterschiede?
Immer wieder tritt der Irrglaube auf, dass ein Backup der E-Mail-Postfächer mit einer Archivierung gleichzusetzen ist. Zwar sind Backups unverzichtbar, um Datenverlust zu verhindern, um eine rechtskonforme und revisionssichere Archivierung handelt es sich dabei jedoch nicht. Das Ziel eines Backups ist eben diese Datensicherung für einen Fall von Datenverlust, etwa durch einen Cyberangriff. Das Ziel der Archivierung hingegen ist die originalgetreue und transparente Speicherung von Mails. Während vor einem Backup E-Mails gelöscht werden können, die nur mit großem Aufwand wiederherstellbar sind, wird in einer Archivierung der vollständige Stand der Postfächer revisionssicher gespeichert.
Diese Vorteile bringt professionelle E-Mail-Archivierung mit sich
E-Mail-Archivierung ist nicht nur eine rechtliche Vorgabe, die es zu erfüllen gilt. Sowohl die IT-Abteilung als auch das Unternehmen selbst mit seinen Mitarbeitern profitiert von einer solchen Lösung.
Vorteile für die IT-Abteilung
- Geringeres Risiko für Datenverluste: Eine Archivierungslösung sichert E-Mails bereits vor Zustellung, sodass Mitarbeiter sie nicht aus Versehen unwiderruflich löschen können.
- Weniger Kosten, Storage & Workload: Archivierte E-Mails müssen keinen Speicherplatz auf dem Server einnehmen, da sie dort gelöscht werden können. So fallen geringere Kosten für Storage-Anforderungen an.
- Dezentrale Sicherung: Alle E-Mails werden dezentral gesichert, sodass Probleme durch lokal gesicherte Mails als PST-Dateien der Vergangenheit angehören.
- Enablement der Mitarbeiter: Viele Archivierungslösungen bieten eine Self-Service-Funktion, über die Mitarbeiter eigenständig nach E-Mails suchen und sie wiederherstellen können. Das spart der IT-Abteilung Arbeit.
Vorteile für das Unternehmen
- Rechtliche Sicherheit: Unternehmen in der DACH-Region müssen E-Mails mehrere Jahre originalgetreu, vollständig, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufbewahren. Eine Archivierungslösung deckt diese rechtlichen Anforderungen ab.
- Schutz vor Datenverlust: Immer wieder gehen Daten verloren, weil Mitarbeiter aus Versehen, aus Unwissenheit oder mit Absicht E-Mails löschen. Mit E-Mail-Archivierung sind die Daten gesichert.
- Gesteigerte Produktivität: Mitarbeiter können ihre E-Mails bei Bedarf selbst wiederherstellen und im Archiv übersichtlich nach alten Konversationen oder Unterlagen suchen.
- Schneller ROI: Eine Lösung zur Mailarchivierung entlastet die IT-Abteilung und sorgt dafür, dass der Server weniger Kapazitäten für E-Mails benötigt. Die Kosten für die Archivierungssoftware sind so schnell kompensiert.
Mailarchivierung mit MailStore Server und Rewion
Die E-Mail-Archivierung dient dazu, Mails jederzeit vollständig und revisionssicher verfügbar zu machen. Die Software erstellt dabei ein Archiv, in das sie E-Mails bereits vor Empfang als Kopie ablegt – zentral und über mehrere Jahre entsprechend der rechtlichen Vorschriften. Es ist dabei eine Ergänzung zum bisher verwendeten E-Mail-System, das zusätzliche Sicherheit bietet. Bei Rewion arbeiten wir mit der Lösung von MailStore – einer der weltweit führenden Archivierungslösungen, mit der viele unserer Kunden bereits positive Erfahrungen machen konnten. Gerne beraten wir Sie zum Thema E-Mail-Archivierung und richten die passende Lösung für Sie ein.
