Die SAP Archivierung ist ein essenzielles Verfahren, das es Unternehmen ermöglicht, ihre Daten effizient und gesetzeskonform zu verwalten. Im Laufe der Zeit akkumulieren ERP-Systeme wie SAP eine große Menge an Daten, die nicht nur den Speicherbedarf erhöhen, sondern auch die Systemperformance beeinträchtigen können. Um diesen Herausforderungen zu begegnen, bietet SAP verschiedene Mechanismen zur Datenarchivierung, darunter die Transaktion SARA.
Was ist die SAP Archivierung?
Die SAP Archivierung beschreibt den Prozess, durch den inaktive Daten, die nicht mehr für den laufenden Geschäftsbetrieb erforderlich sind, aus der Datenbank in sogenannte Archivdateien ausgelagert werden. Diese Daten bleiben jedoch bei Bedarf abrufbar. Der Hauptvorteil besteht darin, dass die Datenbank entlastet und somit die Performance des Systems verbessert wird. Gleichzeitig wird der Speicherbedarf verringert, was insbesondere bei umfangreichen Installationen zu deutlichen Kosteneinsparungen führen kann.
Wichtige Begriffe und Konzepte
Die SAP Archivierung basiert auf einer klar strukturierten Vorgehensweise, die die Daten nach definierten Kriterien in Archive überführt. Einige zentrale Begriffe und Konzepte sind dabei besonders relevant:
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Archivierungsobjekte
Ein Archivierungsobjekt definiert, welche Daten archiviert werden sollen. Es verknüpft bestimmte SAP-Tabellen und Geschäftsprozesse mit dem Archivierungsprozess. Jedes Archivierungsobjekt ist für einen spezifischen Bereich zuständig, z. B. Bestellungen (MM_EKKO) oder Finanzdokumente (FI_DOCUMNT). Über das Customizing kann festgelegt werden, welche Daten (z. B. nach Datum) archiviert werden und wann der Archivierungsprozess ausgeführt wird.
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Archivierungsdateien
Archivierungsdateien sind die externen Dateien, in denen archivierte Daten gespeichert werden, nachdem sie aus der SAP-Datenbank entfernt wurden. Diese Dateien liegen außerhalb der Datenbank auf Archivierungssystemen oder Dateiservern. Sie enthalten die relevanten Daten in einem komprimierten Format, das später zur Wiederherstellung genutzt werden kann. Über spezielle Tools (z. B. SARI) können archivierte Daten weiterhin eingesehen werden, obwohl sie nicht mehr in der Datenbank sind.
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Archivierungsläufe
Ein Archivierungslauf ist der Prozess, bei dem Daten nach definierten Kriterien archiviert werden. Er umfasst das Selektieren der Daten, das Schreiben in Archivierungsdateien und das anschließende Löschen aus der SAP-Datenbank. Ein Archivierungslauf wird manuell oder geplant ausgeführt und protokolliert. Wichtige Schritte sind der Schreiblauf (Daten werden in Archivdateien geschrieben) und der Löschlauf (Daten werden aus der Datenbank entfernt, wenn der Schreiblauf erfolgreich war).
Die Transaktion SARA
Um den Archivierungsprozess zu steuern und zu überwachen, stellt SAP die Transaktion SARA zur Verfügung. Diese zentrale Transaktion dient als Einstiegspunkt für die Archivierung und bietet eine Benutzeroberfläche, über die alle Schritte des Archivierungsprozesses durchgeführt werden können.
Funktionen der Transaktion SARA
- Archivierungsobjekt auswählen: In SARA wählt der Benutzer zunächst das Archivobjekt aus, das archiviert werden soll. Jedes Archivobjekt repräsentiert eine bestimmte Art von Daten, wie Kundenaufträge, Buchhaltungsbelege oder Lieferpläne.
- Verarbeitung starten: Nachdem das Archivobjekt ausgewählt wurde, kann der Archivierungsprozess gestartet werden. Dieser umfasst mehrere Schritte:
- Schreibphase: In dieser Phase werden die zu archivierenden Daten aus der SAP-Datenbank in die Archivdateien geschrieben. Dabei erfolgt die Auswahl der Daten anhand bestimmter Kriterien wie Datum oder Status.
- Löschphase: Nachdem die Daten erfolgreich archiviert wurden, werden sie aus der Datenbank gelöscht. Dies geschieht in einem separaten Schritt, um sicherzustellen, dass keine Daten ungewollt entfernt werden.
- Überwachung und Protokollierung: SARA bietet auch umfassende Möglichkeiten zur Überwachung des Archivierungsprozesses. Nach jedem Schritt wird ein Protokoll erstellt, das den Status der Archivierung dokumentiert. Eventuelle Fehler oder Warnungen können so direkt nachvollzogen und behoben werden.
- Archivierte Daten anzeigen: Eine weitere Funktion der Transaktion SARA ist die Möglichkeit, archivierte Daten wieder anzuzeigen. Dies ist wichtig, um auf historische Daten zuzugreifen, ohne sie erneut in die Datenbank laden zu müssen.
Vorteile der Transaktion SARA
- Zentralisierte Steuerung: SARA bietet eine zentrale Oberfläche, über die der gesamte Archivierungsprozess gesteuert werden kann. Dies erleichtert den Überblick und die Verwaltung der Archivierung.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Oberfläche der Transaktion ist so gestaltet, dass auch Benutzer ohne tiefgehende technische Kenntnisse den Archivierungsprozess durchführen können. Durch klare Strukturen und Menüs wird die Bedienung vereinfacht.
- Integration in das SAP-Umfeld: Da SARA vollständig in SAP integriert ist, können alle Prozesse nahtlos mit anderen Systemkomponenten zusammenarbeiten. So werden Daten sicher archiviert, und es besteht die Möglichkeit, jederzeit darauf zuzugreifen.
Archivierungsstrategie im Unternehmen
Die Implementierung einer erfolgreichen Archivierungsstrategie erfordert eine detaillierte Planung. Unternehmen müssen festlegen, welche Daten wann archiviert werden und wie lange sie verfügbar bleiben müssen. Die Archivierung sollte so gestaltet sein, dass gesetzliche Vorschriften zur Aufbewahrung erfüllt werden, gleichzeitig aber auch die Datenbank entlastet wird. Dies kann durch die Definition von Zeitplänen für die Archivierung erreicht werden, die regelmäßig durchgeführt wird.
Herausforderungen bei der Archivierung
Auch wenn die Archivierung viele Vorteile bietet, gibt es Herausforderungen, die berücksichtigt werden müssen:
- Datenkonsistenz: Beim Archivieren von Daten ist es wichtig, die Konsistenz zwischen verschiedenen Modulen und Datenbanken zu gewährleisten. Beispielsweise müssen Buchhaltungsbelege in FI und CO konsistent bleiben, auch wenn einige dieser Belege archiviert wurden.
- Zugriff auf archivierte Daten: Obwohl archivierte Daten nicht mehr in der Datenbank gespeichert sind, müssen sie dennoch bei Bedarf verfügbar sein. Hier kommen spezielle Tools wie der Archiv Information System (AIS) zum Einsatz, die den Zugriff auf archivierte Daten erleichtern.
- Rechtliche Vorgaben: In vielen Ländern gibt es gesetzliche Vorgaben zur Aufbewahrung von Daten. Unternehmen müssen sicherstellen, dass diese Vorschriften auch nach der Archivierung eingehalten werden.
Fazit
Die SAP Archivierung mit der Transaktion SARA ist ein leistungsfähiges Werkzeug, um die Systemperformance zu verbessern und gleichzeitig den Speicherbedarf zu reduzieren. Durch eine sorgfältige Planung und regelmäßige Durchführung der Archivierung können Unternehmen nicht nur ihre Datenbank entlasten, sondern auch sicherstellen, dass sie den rechtlichen Anforderungen gerecht werden. Die zentrale Steuerung über SARA macht den Archivierungsprozess dabei besonders effizient und benutzerfreundlich.
