Eine SAP-Archivierungsstrategie ist ein wesentlicher Bestandteil der IT-Strategie eines Unternehmens, das SAP-Software verwendet. Sie ist notwendig, um das Datenwachstum zu kontrollieren, die Systemleistung zu optimieren und gesetzliche Vorschriften zur Datenaufbewahrung zu erfüllen. Das Ziel einer gut durchdachten Archivierungsstrategie besteht darin, alte oder inaktive Daten aus dem produktiven SAP-System zu entfernen und so den Speicherbedarf zu senken, die Performance zu steigern und die rechtlichen Anforderungen zu erfüllen, während die Verfügbarkeit relevanter Daten weiterhin sichergestellt wird. Dabei spielen sowohl die strategische als auch die operative Ebene eine entscheidende Rolle.
1. Strategische Ebene der SAP Archivierungsstrategie
Auf der strategischen Ebene geht es um die langfristige Planung und Definition der Rahmenbedingungen für die Archivierung. Unternehmen müssen dabei mehrere Faktoren berücksichtigen, die den Umfang und die Ziele der Archivierung beeinflussen.
Datenwachstum und Systemleistung
Ein wesentlicher Treiber für die Archivierung ist das kontinuierliche Wachstum der Datenmengen in SAP-Systemen. Transaktionen, Buchhaltungsdaten, Kundenaufträge und andere Geschäftsdaten werden täglich erstellt und gespeichert. Ohne eine ordnungsgemäße Archivierungsstrategie kann das Datenvolumen das System verlangsamen, die Antwortzeiten verlängern und die Anforderungen an Speicher und Infrastruktur erhöhen. Daher muss die Strategie darauf abzielen, das Wachstum dieser Daten kontrolliert zu managen. Eine regelmäßige Archivierung von alten und inaktiven Daten hilft dabei, das SAP-System schlank und effizient zu halten.
Einhaltung rechtlicher Vorschriften
Ein weiterer wichtiger Aspekt auf strategischer Ebene ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zur Datenaufbewahrung. In vielen Branchen gibt es spezifische Anforderungen, wie lange bestimmte Daten aufbewahrt werden müssen. So gibt es beispielsweise steuerrechtliche Vorgaben, die festlegen, dass bestimmte Finanzdaten über mehrere Jahre verfügbar sein müssen. In der EU ist die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) eine der wichtigsten gesetzlichen Regelungen, die vorschreibt, wie personenbezogene Daten gespeichert, verarbeitet und gelöscht werden müssen. Eine SAP-Archivierungsstrategie muss daher sicherstellen, dass alle rechtlichen Vorgaben zur Datenaufbewahrung und -löschung eingehalten werden, um rechtliche Risiken zu minimieren.
Kostenoptimierung und Effizienzsteigerung
Ein dritter Aspekt der strategischen Ebene betrifft die Kostenkontrolle. Durch die Verlagerung von älteren, seltener benötigten Daten aus teuren, leistungsstarken Speichersystemen in kostengünstigere Archivspeicher können Unternehmen signifikante Einsparungen bei den Speicher- und Betriebskosten erzielen. Langfristig trägt die Archivierung dazu bei, die Gesamtbetriebskosten (Total Cost of Ownership, TCO) des SAP-Systems zu senken, indem weniger leistungsfähige Hardware und Speicherplatz benötigt werden. Diese Effizienzsteigerung hilft Unternehmen, ihre IT-Budgets zu optimieren und Ressourcen gezielt einzusetzen.
2. Operative Ebene der SAP Archivierungsstrategie
Während die strategische Ebene die langfristigen Ziele und Rahmenbedingungen definiert, befasst sich die operative Ebene mit der praktischen Umsetzung und Verwaltung der Archivierungsprozesse.
Identifikation und Auswahl der zu archivierenden Daten
Ein zentraler Punkt auf der operativen Ebene ist die Identifikation der Daten, die archiviert werden sollen. In einem SAP-System gibt es unterschiedliche Datentypen, die archivierungsfähig sind. Dazu gehören beispielsweise alte Transaktionsdaten, abgeschlossene Bestellungen, Rechnungen oder Abrechnungsdaten. Die operative Strategie muss klare Regeln dafür definieren, welche Daten als inaktiv gelten und für die Archivierung in Frage kommen. Dabei wird in der Regel eine Klassifizierung vorgenommen, bei der Daten, die älter als ein bestimmter Zeitraum sind und nicht mehr regelmäßig genutzt werden, zur Archivierung ausgewählt werden.
Archivierungsobjekte und Prozesse in SAP
Die operative Strategie umfasst die Definition von Archivierungsobjekten in SAP, die spezifische Datensätze und Module betreffen. Diese Objekte steuern den technischen Prozess der Archivierung, indem sie festlegen, wie und welche Daten aus den aktiven Datenbanken entfernt und in Archivspeicher übertragen werden. SAP bietet dazu verschiedene Archivierungswerkzeuge wie SAP ArchiveLink und das SAP-Datenarchivierungstool an, die den Archivierungsprozess automatisieren und überwachen. Diese Werkzeuge ermöglichen es, archivierte Daten zu speichern und bei Bedarf wieder verfügbar zu machen.
Automatisierung der Archivierung
Ein wesentlicher Aspekt der operativen Ebene ist die Automatisierung der Archivierungsprozesse. Da in einem SAP-System täglich neue Daten generiert werden, ist es entscheidend, dass die Archivierung regelmäßig und automatisiert erfolgt. Manuelle Eingriffe sind nur in Ausnahmefällen notwendig. Archivierungsjobs, die in regelmäßigen Intervallen gestartet werden, sorgen dafür, dass die archivierungsfähigen Daten automatisch identifiziert und in den Archivspeicher übertragen werden. Dies gewährleistet, dass das System kontinuierlich von unnötigen Daten entlastet wird und die Systemleistung erhalten bleibt.
Datenwiederherstellung und Zugriff auf archivierte Daten
Trotz der Archivierung müssen archivierte Daten für den Fall einer Prüfung oder eines rechtlichen Bedarfs leicht zugänglich bleiben. Die operative Strategie muss sicherstellen, dass archivierte Daten bei Bedarf wiederhergestellt oder zumindest angezeigt werden können, ohne die Systemleistung zu beeinträchtigen. Mit SAP ArchiveLink können archivierte Dokumente in externen Archiven gespeichert und bei Bedarf problemlos in das SAP-System zurückgeholt werden.
3. Zusammenspiel von strategischer und operativer Ebene
Eine erfolgreiche Archivierungsstrategie erfordert ein enges Zusammenspiel von strategischen und operativen Aspekten. Die strategische Ebene legt die Ziele fest, während die operative Ebene für die Umsetzung und das Management des laufenden Prozesses zuständig ist. Dies bedeutet, dass eine regelmäßige Überprüfung und Anpassung der operativen Prozesse notwendig ist, um sicherzustellen, dass sie den langfristigen strategischen Zielen entsprechen.
Zum Beispiel kann die strategische Ebene festlegen, dass bestimmte Finanzdaten aufgrund rechtlicher Anforderungen für einen Zeitraum von zehn Jahren archiviert werden müssen. Die operative Ebene muss dann sicherstellen, dass die Systeme und Prozesse so konfiguriert sind, dass diese Daten nach zehn Jahren automatisch gelöscht oder sicher archiviert werden. Gleichzeitig muss sichergestellt werden, dass die Daten in der Zwischenzeit bei Bedarf schnell zugänglich sind.
Insgesamt ist eine durchdachte SAP-Archivierungsstrategie von entscheidender Bedeutung, um die Effizienz des SAP-Systems zu gewährleisten, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und die Kosten zu optimieren. Sowohl die strategische als auch die operative Ebene müssen eng zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Archivierung reibungslos funktioniert und die langfristigen Unternehmensziele unterstützt.
