In der heutigen Zeit gibt es eine Vielzahl von digitalen Tools, die es uns ermöglichen, effektiver und produktiver zu arbeiten. Microsoft 365, auch bekannt als M365, ist eine der führenden Plattformen für die Zusammenarbeit und Kommunikation in Unternehmen und Organisationen. Die Arbeit mit M365-Apps sollte Ihnen vertraut sein, da die Plattform Apps wie Word, Excel, PowerPoint, Teams, SharePoint und OneNote anbietet, die alle dazu beitragen können, die Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.
In diesem Blogbeitrag finden Sie einige Tipps und Tricks, wie Sie Ihre Arbeit mit M365-Apps am besten strukturieren können.
Tipps und Tricks für die Arbeit mit M365-Apps
1. Planen Sie Ihre Aufgaben
Bevor Sie mit der Arbeit beginnen, sollten Sie sich eine klare Vorstellung von Ihren Aufgaben und Zielen machen. Überlegen Sie sich, welche M365-App Sie verwenden wollen, um Ihre Aufgaben zu planen, überblicken und zu dokumentieren. Erstellen Sie eine To-do-Liste in Microsoft To Do, falls Sie meist Aufgaben alleine übernehmen. Sollten Sie jedoch Teil eines Teams sein, dann ergibt das Anlegen eines gemeinsamen Microsoft Planner Sinn. Sie können Ihre Aufgabenverwaltung optimieren, indem Sie Ihr gewähltes Tool in Microsoft Teams als Tab ergänzen.
2. Verwenden Sie OneNote für Notizen
OneNote ist ein großartiges Tool für die Erstellung von Notizen, um nichts zu vergessen. Sie können verschiedene Notizbücher erstellen und diese nach Kategorien oder Projekten ordnen. In jedem Notizbuch können Sie Abschnitte und Seiten erstellen, um Ihre Informationen zu organisieren. Teilen Sie Ihre Notes mit Ihren Kollegen, wenn Ihre Notizen auch einen Mehrwert für diese haben.
3. Nutzen Sie die Online-Versionen von Excel, Word & PowerPoint
Die bekanntesten Apps von Microsoft sind gleichzeitig auch die mächtigsten Tools. Dennoch nutzen viele Unternehmen nicht deren volles Potenzial aus, indem sie nur die offline Versionen verwenden. Dadurch blockieren Sie das gemeinsame Erstellen von Dateien, welche online in SharePoint gespeichert werden können. Durch Online-Dokumente können alle Ihre Teammitglieder an einem Dokument live arbeiten, es gibt weniger Komplikationen mit unterschiedlichen Versionen von Dokumenten und der Zugang zu den Dokumenten ist deutlich leichter, da sie beispielsweise einfach in Teams abgelegt werden können.
4. Verwenden Sie Teams für die Zusammenarbeit
Teams ist die zentrale Plattform für die Zusammenarbeit innerhalb Ihrer Teams und Abteilungen. Es bietet Funktionen wie Chat, Audio- und Videokonferenzen, Dateifreigabe und gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten. Durch die Verwendung von Teams können Sie die Kommunikation und Zusammenarbeit in Ihrem Team oder Ihrer Organisation optimieren und Arbeitsabläufe verbessern. Fügen Sie Teams-Apps wie Planner, Projects, OneNote oder Stream als Tab hinzu, um ein Wissens-Hub zu erstellen, welches das Fundament für die Zusammenarbeit Ihres Teams darstellen wird.
5. Strategie & Feedback für die Arbeit mit M365-Apps
Einigen Sie sich intern auf eine Strategie für die Zusammenarbeit, wobei Sie zu benutzende Apps und zu befolgende Prozesse klar definiert müssen. Führen Sie neue Apps und Prozesse Schritt für Schritt ein und holen Sie iterativ Feedback von Ihren Nutzern ein. Die besten Produktivitäts-Apps bringen nichts, wenn sie falsch oder gar nicht benutzt werden!
Fazit
Die Verwendung von Microsoft 365-Apps kann Ihnen dabei helfen, Ihre Arbeit effektiver zu strukturieren und Ihre Produktivität zu steigern. Es ist wichtig, Ihre Aufgaben und Ziele klar zu planen und die verschiedenen Apps entsprechend zu nutzen. Seien Sie offen gegenüber neuer M365-Apps, welche für Veränderungen in Ihren Prozessen sorgen können. Etablieren Sie einen konstruktiven Austausch zu Ihren Nutzern, um stets sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Apps nutzen.
Bei Fragen oder Anregungen zum Thema New Work, zur Microsoft Welt oder zu Collaboration Tools stehen wir Ihnen gerne beratend zur Seite. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.
Weitere Blogartikel aus Bereichen, die von New Work, über Microsoft 365 bis hin zu Sustainable IT reichen, finden Sie auf unserer Blogseite.
